Software de Mantenimiento para gestionar a tu equipo en terreno

Un software de gestión del mantenimiento como puede ser un software de Field Service Management como Praxedo permite que las empresas se olviden de los reportes en papel, los calendarios en Excel y la gestión manual de tareas. Todo el proceso de mantenimiento (desde la planificación hasta la factura final) se digitaliza y se vuelve más ágil, sencillo y rentable.

Aunque muchas personas usan los términos software de mantenimiento o sistemas CMMS como sinónimos, es importante aclarar que no son exactamente lo mismo. 

En una frase: todos los CMMS son software de mantenimiento, pero no todos los software de mantenimiento son CMMS.

¿Suena complicado? ¡Es fácil! 

Los software de mantenimiento son herramientas digitales diseñadas para facilitar el día a día de los equipos técnicos. Pueden ser de dos tipos: los software CMMS, orientados a gestionar mantenimientos dentro de una planta o edificio, y los software de mantenimiento FSM como Praxedo, enfocados en empresas que realizan las tareas fuera de sus instalaciones y necesitan una solución móvil.

Con Praxedo, tanto el equipo de oficina como los técnicos trabajan en un mismo software en la nube. Desde el ordenador o desde la app móvil, se pueden planificar, asignar y supervisar órdenes de trabajo en tiempo real, con todos los datos centralizados y sincronizados. Esto permite ganar visibilidad, evitar errores y tomar decisiones rápidas sin temor al fallo.

Gracias a su app, los técnicos pueden recibir órdenes, completarlas directamente desde el móvil, añadir fotos, recoger la firma del cliente y devolver todo a la oficina en segundos. También es posible gestionar de forma integrada los mantenimientos preventivos y correctivos, y si surge una avería urgente, el sistema reorganiza automáticamente la agenda, priorizando las tareas críticas sin convertir el resto del día en un caos.

En definitiva, se trata de herramientas que mejoran el seguimiento de los mantenimientos, reducen los tiempos de inactividad y alargan la vida útil de los equipos. Todo, de forma digitalizada.

Un software CMMS está diseñado para gestionar cualquier tipo de mantenimiento industrial, desde los enfoques más tradicionales, hasta las estrategias más actuales, adaptándose a diferentes niveles de madurez del negocio.

Uno de los enfoques más comunes sigue siendo el mantenimiento correctivo, que se realiza cuando la avería ya ha ocurrido. Aunque no requiere planificación previa, suele implicar tiempos de inactividad elevados y costes imprevistos. Aun así, en muchas industrias, sigue siendo el punto de partida.

El mantenimiento preventivo, por otro lado, se basa en programar revisiones, limpiezas y reemplazos de piezas de forma periódica para anticiparse a posibles fallos. Este tipo de mantenimiento se planifica con antelación y ayuda a minimizar riesgos porque, como bien dice el refrán, “más vale prevenir, que curar”.

La futurista industria 4.0 pasa por el mantenimiento predictivo, que utiliza datos reales del rendimiento de los equipos (recogidos mediante sensores) para anticipar el problema que podría llegar a generar un futuro fallo. Aquí se pone el ojo en detectar las causas profundas, por ejemplo si una máquina se está calentando, seguramente falle en unas horas. 

Por último, el Mantenimiento Productivo Total (TPM) promueve una visión integral, donde los mantenimientos no son solo responsabilidad del equipo, sino toda la organización. Fomenta una cultura compartida de mejora continua que no solo aspira al zero dowtime si no que quiere lograr el máximo rendimiento posible para cada máquina. 

Con la ayuda de un buen software de gestión del mantenimiento, ya sea un sistema CMMS tradicional o una solución más flexible como un software de mantenimiento o Field Service Management (FSM), las empresas pueden aplicar cualquiera de estas estrategias a la práctica, de forma segura y con un mayor control sobre los resultados.

Elegir el software para la gestión del mantenimiento depende en gran medida de la naturaleza del servicio y de la estructura de la empresa. Es clave distinguir entre los sistemas CMMS y los software FSM (Field Service Management) para dar en el clavo.

Los CMMS están pensados para empresas que gestionan el mantenimiento de equipos dentro de instalaciones fijas. 

• Industria manufacturera: fábricas que requieren un seguimiento constante del mantenimiento de la maquinaria y líneas de producción para evitar paradas inesperadas y asegurar la producción.
• Plantas energéticas: donde es fundamental mantener en óptimas condiciones equipos críticos para garantizar un suministro continuo y seguro.
• Empresas agroalimentarias: que necesitan asegurar el correcto funcionamiento de sus equipos para cumplir con normativas de calidad y asegurar el volumen de producción.
• Industria petroquímica: refinerías y plantas químicas donde el mantenimiento preventivo y predictivo es esencial para prevenir accidentes y garantizar la eficiencia operativa.

En estos entornos, un software CMMS facilita la planificación, seguimiento y análisis de todas las actividades de mantenimiento, centralizando la información y mejorando la toma de decisiones.

Por otro lado, las empresas que trabajan con equipos técnicos desplazados y prestan servicios a diferentes clientes se benefician enormemente de un software de mantenimiento FSM como Praxedo. 

• Telecomunicaciones: empresas que mantienen infraestructuras y equipos de telecom en diferentes localizaciones, incluso empresas subcontratadas por grandes operadores para dar servicio a sus clientes finales.
• Arriendo de maquinaria y equipos: negocios que alquilan maquinaria pesada para la construcción y necesitan coordinar entregas, mantenimientos y revisiones pre/post arriendo.
• Climatización (HVAC): empresas que ofrecen servicios de instalación y mantenimiento de sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado para empresas, edificios públicos o particulares, donde la optimización de rutas y la gestión digital de órdenes de trabajo son clave.
• Seguridad electrónica: empresas que instalan y mantienen sistemas de seguridad, como alarmas y cámaras de vigilancia, para comercios, negocios o domicilios privados, y necesitan la capacidad de responder inmediatamente frente a las incidencias.
• Servicio de Asistencia Técnica: Desde servicios técnicos oficiales, mantenimiento de edificios, redes de agua o energía, estaciones de carga, revisión de extintores o cualquier otra especialidad técnica. Un software de gestión del mantenimienco como Praxedo les permite atender de forma facilísima las órdenes de trabajo de sus clientes repartidos por distintas ciudades, provincias o comunidades. 

Además, Praxedo es la mejor solución para equipos técnicos subcontratados que ofrecen apoyo externo a otras empresas SAT en determinadas zonas. La capacidad de añadir nuevos técnicos en cuestión de minutos mediante licencias Saas facilita la colaboración, estandariza formas de trabajar y proporciona una visibilidad completa.

En resumen, mientras que los software CMMS son perfectos para empresas con operaciones de mantenimiento industrial centralizadas en sus propias instalaciones; los software FSM como Praxedo están diseñados para empresas SAT que trabajan sobre el terreno y atienden a múltiples clientes al día.

Así que no hay un software mejor que otro, simplemente se trata de elegir el más adecuado en función de las necesidades específicas y la estructura de cada empresa.

Si alguna vez has leído sobre software CMMS y has pensado que suena parecido a lo que hace un software GMAO, no te equivocas: son exactamente lo mismo. La única diferencia es el idioma.

Y esta respuesta va a aclarar todas tus dudas de forma fácil:

CMMS significa Computerized Maintenance Management System, que traducido literalmente al español es GMAO: Gestión del Mantenimiento Asistida por Ordenador. 

Por eso, cuando se habla de software GMAO o de software CMMS, en realidad se refiere al mismo tipo de herramienta: un sistema diseñado para digitalizar, automatizar y optimizar el mantenimiento de maquinaria en una instalación.

Estos sistemas GMAO o CMMS están pensados para entornos donde el mantenimiento se realiza de forma interna, como fábricas, plantas industriales, hospitales o instalaciones energéticas. Permiten planificar mantenimientos preventivos, registrar fallos, controlar inventarios, hacer seguimiento del estado de los equipos y analizar los indicadores de rendimiento.

Pero aquí es donde se riza el rizo, porque hay otro tipo de solución que a menudo se confunde con los GMAO: los software FSM (Field Service Management). 

Y aquí conviene hacer una pausa didáctica: Field Services significa literalmente servicios en campo, es decir, actividades de mantenimiento que se realizan fuera de la oficina o de la sede central de la empresa, en las instalaciones del cliente o en ubicaciones repartidas geográficamente.

Un software FSM, como Praxedo, está específicamente diseñado para gestionar este tipo de servicios en terreno: permite planificar rutas, asignar técnicos según geolocalización y disponibilidad, mantener la conexión en tiempo real entre técnicos y oficina, y mejorar la experiencia del cliente.

Por último, cuando hablamos de software de gestión del mantenimiento, nos referimos a un concepto más amplio que engloba tanto los software GMAO o CMMS como los software Field Service Management. 

Es un término paraguas que se usa para describir cualquier solución tecnológica cuyo objetivo principal sea organizar, mejorar y hacer más eficiente la gestión del mantenimiento en una empresa, sea cual sea su estructura.

Un software de gestión del mantenimiento como puede ser el software de Field Service Management de Praxedo está diseñado no solo para planificar y supervisar tareas, sino también para facilitar el trabajo diario de los técnicos y multiplicar su productividad de forma muy notable.

Una de las funcionalidades preferidas de nuestros clientes es planificación inteligente. El sistema organiza automáticamente la agenda semanal de cada técnico, teniendo en cuenta los compromisos con clientes (SLA), las ubicaciones, los horarios disponibles y el punto de partida del técnico. Esto permite reducir los desplazamientos y encadenar servicios de forma lógica, haciendo posible realizar más mantenimientos en el mismo tiempo.

Praxedo también elimina uno de los mayores enemigos del día a día técnico: el papeleo. Los reportes de servicio y albaranes se digitalizan por completo. Ya no hay que pasar por la oficina para recoger los reportes en papel ni perder tiempo entregándolos firmados. Todo se gestiona desde la app móvil, que sincroniza automáticamente los datos con el ERP de la empresa.

Nuestro software también ofrece acceso instantáneo a información clave: historiales de servicio, anotaciones de anteriores visitas, manuales técnicos y documentación relevante. Esto reduce las segundas visitas innecesarias, aumentando la famosa tasa de resolución de incidencias en la primera visita (“First Time Fix Rate” en inglés) uno de los kpis más importantes cuando hablamos de rentabilidad en gestión de mantenimientos.

Además, Praxedo incorpora un módulo de videoasistencia, que permite realizar llamadas con clientes para valorar incidencias o resolver ciertos mantenimientos de forma remota, ahorrando desplazamientos y tiempo.

Al finalizar cada tarea, los técnicos pueden recoger la firma digital del cliente directamente desde su smartphone y enviarla con un solo clic a la oficina. Todo el proceso sin interrupciones, sin formularios impresos y sin duplicar tareas.

En resumen, Praxedo es mucho más que un software de mantenimiento: es una herramienta pensada para que los técnicos puedan concentrarse en lo que realmente importa (resolver problemas) y olvidarse de todo lo demás.

Si hay algo que tanto los técnicos como los equipos de gestión de mantenimiento detestan, son las tareas repetitivas, manuales y burocráticas. Praxedo ha sido diseñado precisamente para eliminarlas.

Con nuestro software de mantenimiento, muchas tareas que antes se hacían a mano o con interminables hojas de Excel desaparecen por completo. Por ejemplo, la planificación de órdenes de trabajo ya no se hace a ojo: ahora, la IA del sistema propone automáticamente el técnico ideal para cada mantenimiento, según su especialidad, disponibilidad y ubicación. 

El planificador recibe la propuesta de agendas semanales y solo tiene que validarlas o retocarlas como considere. ¿El resultado? Un ahorro de hasta el 80% del tiempo en la planificación de mantenimientos.

También se pueden establecer recurrencias automáticas. Por ejemplo, si un equipo necesita un mantenimiento cada seis meses, Praxedo planifica y asigna esa orden automáticamente cuando toca, sin que nadie tenga que acordarse.

Desde la oficina, desaparece otra tarea aburridísima: transcribir los reportes en papel al ERP. Con la app móvil, los técnicos completan los reportes en digital, recogen la firma del cliente directamente y todo llega en tiempo real a la oficina, volcándose la info con el sistema de gestión. 

Esto no solo ahorra tiempo, también acelera la facturación. Por ejemplo, nuestro cliente Nexecur ha reducido su periodo medio de facturación de 1 mes a menos de 24 horas.

La comunicación con el cliente también se automatiza: desde autonomía en la gestión de citas a través del portal web, hasta recibir notificaciones SMS cuando el técnico está en camino o un email automático con la copia del reporte de servicio, según se termina el mantenimiento.

Y si hablamos de datos, Praxedo también genera informes y métricas automáticamente, para que la oficina tenga siempre visibilidad total del rendimiento, los tiempos invertidos y los niveles de servicio, sin tener que perder tiempo completando hojas de cálculo.

Un ejemplo concreto es el caso de nuestro cliente Neofluid, empresa con sede en Manresa, que logró aumentar un 40 % la productividad de sus equipos tras implantar Praxedo. Además, consiguieron identificar tareas no registradas que, aunque se realizaban, no se estaban facturando. 

Como dice su responsable Albert Casellas, Praxedo es “simple, customizable y eficiente”.

Con el software de gestión del mantenimiento de Praxedo, la digitalización no es solo una mejora: es una transformación total del flujo de trabajo.